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接待方案及日程安排
熟悉接待计划的主要内容。
(二)拟定接待计划。
接待来访者，特别是接待来访团体的第一项工作，就是要拟定出切实可行的接待计划。接待计划的主要内容包括：
1.接待方针，即接待的指导思想。
2.接待规格。针对不同的客人采用不同的接待规格。第一种是对等接待，即陪同人员与客人职务、级别大体一样，大部分接待都是对等接待。第二种是高规格接待，即陪同人员比客人职务要高，适用于比较重要的接待。第三种是低规格接待，即陪同人员比客人职务要低，主要适用在基层。
3.接待日程安排。接待日程安排应当制定周全，尤其是接待活动的重要内容不可疏漏，比如安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜。接待日程安排还要注意时间上的紧凑，上一项活动与下一项活动之间既不能冲突，又不能间隔太长。
4.接待形式。
5.接待经费开支。
(三)相应知识。
我国是一个多民族的国家，在制定接待计划和接待工作时，一定要尊重少数民族的礼仪、习俗。下面简单介绍部分少数民族礼仪、习俗情况，供接待少数民族来访者时参考。
熟悉接待工作的具体事项，更好地制定接待计划。
(二)熟悉接待工作具体事项。
1.首先要了解清楚来宾的基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数，以及到达的日期和地点。
2.填报请示报告卡片，将来宾情况和意图向有关领导报告，并根据对方意图和实际情况，拟出接待计划和日程安排的初步意见，一并报请领导批示。
3.根据来宾的身份和其他实际情况，通知具体接待部门安排好住宿。
4.根据实际工作需要，安排好来宾用车和接待工作用车。
5.在国家规定标准的范围内，尽可能周到地安排好来宾的饮食。
6.根据来宾的工作内容，分别做好以下安排。
如来宾要进行参观学习，则应根据对方的要求，事先安排好参观点，并通知有关部门或单位准备汇报材料，组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作。
7.根据对方的工作内容，事先拟订出各个项目陪同人员的名单，报请领导批准后，即通知有关人员不要外出，并作好准备。
8.根据来宾的身份和抵达的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。
9.来宾到达并住下后，双方商定具体的活动日程，尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行。
10.在合适的时机按照大体对等的礼仪原则，安排有关领导同志看望来宾，事先安排好地点及陪同人员。
11.根据领导指示或来宾要求，作好游览风景区和名胜古迹的安排。
12.在条件许可的情况下，为来宾安排一些必要的文化娱乐活动，如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等。
13.根据来宾要求，安排好体育活动，通知体育场馆作好场地、器材等准备，并安排陪同人员。
14.来宾如有重要身份，或活动具有重要意义，则应通知有关新闻单位派人进行采访、报道，负责介绍情况，安排采访对象谈话，并受领导委托对稿件进行把关。
15.事先征询来宾意见，预订、预购返程车船或飞机票。
16.来宾离去时，安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行。
(三)相应知识。
为制定好接待计划，必须熟悉接待工作的具体事项，同时也要熟悉接待来访者的见面礼节。
1.见面礼节。
(1)致意。
致意是用语言或行为向别人问好，表示自己的慰问。致意是社交应酬的最简单、最常用的礼仪。例如：见面时问好、点头、举手、抬身、脱帽等都是致意。
打招呼是两个已经认识的人见面时的礼节。一天中首次见面，或一次活动中初遇，应问好，对方主动问好时，一定要相应回答。
打招呼是构成人际关系的重要内容。一双坦诚的眼睛，一副面带微笑的面容，声音热情地向人打招呼，是一个成功的秘书人员应具备的素质。
(2)握手。
握手是表示友好的举止，是一种非常普遍的礼貌行为。当两个陌生人被人介绍相识时需要握手，朋友见面时需要握手，告别时也需要握手。它还是一种表示祝贺、感谢、慰问相互鼓励的善意行为。
通常双方相见时，主人，年长者，职高者，女士应先伸手;客人，年轻者，身份低者，男士可先问候，待对方伸手后立即随应再握手。
行握手礼时，距离受礼者约一步，上身稍前倾，两足立正，伸出右手，四指并齐，拇指张开向受礼者伸出，在齐腰的高度与对方恰到好处地认真一握，一般3-4秒，礼毕即松开。如初次见面，握手时间不宜过长;如老朋友意外相见，握手时间可适当加长，以表示不期而遇的喜悦。男士与女士握手，时间应较短。
一个人与多人握手时应遵守先高后低，先长后幼，先主后宾，先女后男的原则。多人同时握手时不要交叉，待别人握完后再伸手，也不可同时伸出双手与两人握手。
2.引见介绍。
(1)自我介绍。
自我介绍是在没有中介人的情况下，树立自己的形象和价值的一种重要方法与手段。
通常本人要镇定，充满信心，亲切自然，友善可掬，先向对方点头致意，得到回应后，向对方介绍自己的姓名、身份、单位，并可随之递上名片。自我介绍要根据交往目的、对象来决定介绍内容的繁简。
(2)介绍他人。
为他人介绍时，介绍顺序为先把年龄轻的介绍给年长的;先把职位低的介绍给职位高的;先把宾客介绍给主人;先把男士介绍给女士。在双方的地位和年龄差不多时，应该先把与自己关系密切的人引见给另一方。如果把一个人介绍给众多人时，首先应该向大家介绍这个人，然后再把众人逐个介绍给这个人。集体介绍可以按照座位次序或职务次序一一介绍。
3.递接名片。
(1)递送名片。
名片的递送，要讲究礼仪。通常是在自我介绍后或被别人介绍后出示的。
递送名片时应起立，上身向对方前倾以敬礼状，表示尊敬。并用双手的拇指和食指轻轻地握住名片的前端，而为了使对方容易看，名片的正面要朝向对方，递时可以同时报上自己的姓名。
(2)接收名片。
对待名片应像对其主人一样尊重和爱惜。若接名片，要用双手由名片的下方恭敬接过收到胸前，并认真拜读，此时，眼睛注视著名片，认真看对方的身份、姓名，也可轻轻读名片上的内容。接过的名片忌随手乱放或不加确认就收入包中，这是很失礼的。
(四)注意事项。
礼节的一般关系。表面看来礼节只是待人接物的一种形式，但礼节的方方面面要求中都渗透着一定的人文道德观念。如：
1.讲究态度。尊重他人态度。
2.弄清关系。不同关系，就有不同的礼仪规范。
3.把握分寸。礼节之美就体现在分寸上。
4.送礼贵在适宜。对回报别人好意，是没有特别时间限制的。
接待方案及日程安排
二、地点。
农业科技发展基地和农科村。
三、参加接待人员。
1、县领导：梁伟(郫县政府副县长)。
2、部门：县外事办、县农发局、友爱镇。
四、内容及线路。
1、14：00从高新区前往郫县。
2、14：30---15：30参观农业科技发展基地。
(1)省农科院介绍农业科技发展基地情况;。
(2)县领导梁伟和农发局介绍郫县农业发展情况;。
3、15：00前往农科村。
4、15：30---17：30参观郫县农科村。
五、具体要求。
1、请农发局作好省农科院基地的参观事宜，并作好发言和外宾宣传资料的准备。
2、请友爱镇作好农科村的参观准备，拟出参观线路图，并作好沿线的安全和秩序保障。
3、外事办协助作好翻译工作，作好新闻媒体的联系。
六、联系方式。
1、郫县外办电话******。
传真：******。
2、李泽******(郫县外办主任)。
马敏******(郫县外办副主任)。
接待方案及日程安排
二、地点。
农业科技发展基地和农科村。
三、参加接待人员。
1、县领导：梁伟(郫县政府副县长)。
2、部门：县外事办、县农发局、友爱镇。
四、内容及线路。
1、14：00从高新区前往郫县。
2、14：30---15：30参观农业科技发展基地。
(1)省农科院介绍农业科技发展基地情况;。
(2)县领导梁伟和农发局介绍郫县农业发展情况;。
3、15：00前往农科村。
4、15：30---17：30参观郫县农科村。
五、具体要求。
1、请农发局作好省农科院基地的参观事宜，并作好发言和外宾宣传资料的准备。
2、请友爱镇作好农科村的参观准备，拟出参观线路图，并作好沿线的安全和秩序保障。
3、外事办协助作好翻译工作，作好新闻媒体的联系。
六、联系方式。
1、郫县外办电话xxxxxx。
传真：xxxxxx。
2、李泽xxxxxx(郫县外办主任)。
马敏xxxxxx(郫县外办副主任)。
接待方案及日程安排
时间：待定。
2、迎接安排。
时间：待定。
事宜：根据来访人数、迎接地点、时间、安排迎接人员、车辆、司机等。
3、住宿安排。
时间：待定。
地点：待定。
事宜：根据来访人数、来访人员性别比例订好酒店。
4、就餐安排。
时间：待定。
地点：待定。
事宜：根据来访人数、客人禁忌、到达时间订好饭店并点菜，同时视状况安排陪同人员。
陪同人员：待定。
5、车辆安排。
时间：根据来访人员的行程安排。
事宜：全程专职为来访人员服务。
车辆台数(司机人数)：根据来访人员及陪同人员数量。
司机：待定。
6、行程安排。
(1)座谈会。
会议主题：待定。
时间：待定。
会议地点：大会议室。
参加人员：待定。
(2)企业参观。
时间：待定。
地点：待定。
陪同人员：待定。
司机(车辆)：待定。
7、送客时间。
时间：待定。
送到地点：待定。
司机(车辆)：待定。
1、由**负责组织此次接待任务，接待通知由**传达，联系来访单位负责人，确认来访人数、行程安排。
2、由**负责联系安排来访人员的酒店预订、饭店预订。车辆安排及司机确定。
3、由**负责会议室的安排、会议室的检查(空调、投影仪、线路)、参会人员的签到并负责布置会议室(会议前后的打扫、横幅、桌牌的摆放、水果)。
4、由**负责会议材料的准备、会议记录、会议后的材料收集及整理工作。
5、由**负责安排全程的摄像、录像、录音及整理工作。
接待方案及日程安排
20**年x月x日，市委、市政府第八督查组**等一行5人来**专项督查我区贯彻落实市委办公室、市政府办公室《关于进一步加强安全生产工作的意见》(x发〔**〕x号)文件精神情况。为做好接待工作，特制定本方案：
组长：**市安监局局长。
成员：**市质监局特检分院x长。
**市农机局x长。
**市安监局x主任。
**市安监局x科员。
**、**，**，区质监分局分管负责人。
(一)听汇报、查资料。
时间：6月18日上午9：00。
地点：区政府一楼会议室。
汇报人：**。
(二)现场检查(上午)。
时间：上午9：40。
(三)午餐。
地点：x餐厅。
(四)现场检查(下午)。
时间：下午14：00(待定)。
(五)晚餐。
地点：x餐厅。
1、区政府值班室：负责通知区政府领导及有关部门按时参加活动。责任人：**。
3、区政府办公室秘书科：负责把关区政府汇报材料。责任人：**。
4、区政府法制办：安排大楼准备电子屏宣传口号。责任人：**。
接待方案及日程安排
时间：待定。
2、迎接安排。
时间：待定。
事宜：根据来访人数、迎接地点、时间、安排迎接人员、车辆、司机等。
3、住宿安排。
时间：待定。
地点：待定。
事宜：根据来访人数、来访人员性别比例订好酒店。
4、就餐安排。
时间：待定。
地点：待定。
事宜：根据来访人数、客人禁忌、到达时间订好饭店并点菜，同时视状况安排陪同人员。
陪同人员：待定。
5、车辆安排。
时间：根据来访人员的行程安排。
事宜：全程专职为来访人员服务。
车辆台数(司机人数)：根据来访人员及陪同人员数量。
司机：待定。
(1)座谈会。
会议主题：待定。
时间：待定。
会议地点：大会议室。
参加人员：待定。
(2)企业参观。
时间：待定。
地点：待定。
陪同人员：待定。
司机(车辆)：待定。
7、送客时间。
时间：待定。
送到地点：待定。
司机(车辆)：待定。
1、由xx负责组织此次接待任务，接待通知由xx传达，联系来访单位负责人，确认来访人数、行程安排。
2、由xx负责联系安排来访人员的酒店预订、饭店预订。车辆安排及司机确定。
3、由xx负责会议室的安排、会议室的检查(空调、投影仪、线路)、参会人员的签到并负责布置会议室(会议前后的打扫、横幅、桌牌的摆放、水果)。
4、由xx负责会议材料的准备、会议记录、会议后的材料收集及整理工作。
5、由xx负责安排全程的摄像、录像、录音及整理工作。
接待方案及日程安排
由省委宣传部文明办及建设、工商等方面的专家、领导一行12人于2005年8月30日下午5：30分左右到达，9月1日下午3：40分离店，在酒店日程安排如下：
1、就餐：
8.30晚餐(主桌：百合厅1+3桌，工作人员：多功能厅)。
8.31早餐(自助餐：领导在樱花阁，工作人员在万福阁)。
8.31午餐(自助餐，地点：万福阁)。
8.31晚餐(同8.30晚餐)。
9.1早餐(同8.31早餐)。
9.1午餐(同8.30晚餐)。
说明：百合厅主桌18人，安排4名服务员，准备席位卡，鲜花;副桌3桌，10人，各安排2名服务员;还需准备：欢迎标语、台前的鲜花盆景、立式话筒。以上由陈小燕负责，各相关部门配合。
2、住宿。
a.豪华套间(a501、b501)2间。
b.标准套间(b418、b518、b521)3间。
e.县领导午休房：8.31日15间，9月1日15间。
说明：每天早晨7:15分叫醒，9月1日县领导午休房2:40分叫醒;房间里准备水果、点心、雀巢袋装咖啡、鲜花。以上由缪艳、吴颖具体负责，各相关部门配合。
3、会议。
长江厅：汇报会(约1小时)，8月31日8：30开始，安排80人左右的回字型，准备席位卡、茶水、香巾、音响、话筒。
5f贵宾厅：省检查团工作室。
6f会议室：工作人员及驾驶员休息室。
2f会议室：创建办档案室。
玫瑰厅：来信来访接待室。
以上由吴颖、沈松华具体负责，各相关部门配合。
4、备用活动。
ktv：芙蓉厅、百合厅，准备：茶水、水果、小吃、鲜花。由沈松华负责，各相关部门配合。游泳馆：邱洪飞负责。
棋牌室：安排四间棋牌室，准备：水果、茶水、点心。由吴颖负责，各相关部门配合。足疗：常红林负责。
夜宵：中厨房负责安排，何志刚负责，汤荣配合。
长春金成集团有限责任公司专门人员一行3人,于3月2日至3月3日来我店进行检查工作、交流经验。为做好接待工作,制定本接待方案:3月1日(星期三)。
(一)、下榻宾馆:。
上海华园宾馆。
住宿时间:2002年3月1日至3月3日。
(二)、宾馆接待工作。
(负责人:周菊林)。
1、宾馆大厅:设欢迎幅(内容:热烈欢迎专访人员莅临指导)。
2、房间配置:能上网、水、电、空调能正常使用，准备办公用品等(是否需要安置电脑、打印机)。备好鲜花、水果、茶叶、香烟。
(三)用车安排。
需在预定时间内到达指定地点接送专访人员，注意车辆的安全性能和行车安全(负责人:彭金龙)。
16:00晚餐。
地点:华园宾馆水仙厅。
参加人员:专访人员(3人)、王主管、陈秘书。
宴会:会场布置、注意座次安排(负责人:陈秘书)、宴会菜单(负责人:王主管)，3月2日(星期四)。
8:00早餐。
地点:华园宾馆二楼201房间。
参加人员专访人员、王主管、陈秘书。
9:00。
专访人员赴星海店进行检查。
参与人员:专访人员(3人)、王主管、陈秘书。
11:00午餐。
地点:华园宾馆水仙厅。
参加人员:专访人员(3人)、王主管、陈秘书。
13:30专访人员赴南京分店进行检查。
参加人员:专访人员(3人)、王主管、陈秘书。
15:00专访人员赴淮海分店进行检查。
参加人员:专访人员(3人)、王主管、陈秘书。
16：00晚餐。
地点:华园宾馆水仙厅。
参与人员专访人员(3人)、王主管、陈秘书。
宴会:会场布置、注意座次安排(负责人:陈秘书)、宴会菜单(负责人，王主管)。
3月3日(星期五)。
8:30座谈。
地点:华园宾馆一楼b会议室。
座谈内容:交流经验、对三家店的销售成绩作表彰、检查情況。
参加人员:专访人员(3人)、王主管、陈秘书、各店店长、各部门经理。
长春金成集团来访领导名单。
姓名职务房间号。
王源升长春金成集团市场部经理2001。
卢立华长春金成集团人事部经理2002。
宫志强长春金成集团技术部经理2003。
接待方案及日程安排
（2）各院系校友邀请和信息反馈（包括在校工作过的教职工）由各院系负责；邀请单位各自负责联系落实返校校友和来宾的行程，大学50周年庆典活动校友接待方案。
（3）各有关部门邀请来宾的信息反馈由各邀请部门负责。
（4）所有校友返校信息全部由校友总会办公室汇总整理后，提交校庆办公室。
（5）校庆办公室负责商校团委为校友总会办公室安排30名志愿者，协助校友总会办公室做好校友返校信息处理和活动安排。
（1）校友返校接待工作和参加校庆活动由各学院全面负责。
（2）各有关部门邀请来宾的活动与行程安排由各邀请部门负责。
（3）各地校友会负责人及校友返校参加校庆活动，由校友总会办公室负责整理信息并分配到各相关学院（学校已联系商洽20余家酒店，相关信息已公布在校庆网站），由各学院和校友自行选择，费用自理。
（4）校庆接待组于9月18、19日在飞机场、火车站全天候设立来宾、校友接待站，学校配备大客车和志愿者迎接，大客车自机场或火车站至学校（东、西、南区）循环往返。
（5）学校将抵达合肥的校友从机场、火车站接至东区行政办公楼前下车，由各学院负责领至本学院接待点并负责安置到学院安排的酒店或校友自行选择的酒店。
（6）各学院均设立校友接待点（学校统一提供帐篷和桌椅），学院安排相应的学生志愿者，负责校友的报到、发放资料和校庆的活动介绍，返校校友在各学院接待点进行信息登记、领取材料。
（7）校友持入场券参加9月20日10：00在东区大礼堂举行的建校50周年纪念会，学校安排大客车从校友集中住宿酒店统一出发前往会场（相邻酒店可根据住宿校友人数共用车辆，具体酒店名称和车辆数校庆办、党政办另行公布）；住宿在校园周边酒店的校友可自行前往。
（8）学校负责按名单提供各学院实际返校校友资料袋、校庆活动指南、校庆纪念一卡通（卡内已充值50元）、《我的科大岁月》光盘、校友证、纪念大会入场券、科大报校庆专刊等，各学院负责准备本学院宣传与介绍资料及其他材料。
（9）9月18日－21日校庆期间，校友返校可持学校统一制作的一卡通（卡内已充值50元），在学校各个食堂就餐。
（10）各院系在校庆期间可以根据实际情况，组织返校校友开展各种形式的学术活动和联谊活动。
（11）21日校友返程，学校负责在校友集中住宿的酒店，定时间段安排车辆送校友到机场（火车站）。
3、学校负责将通过各地校友会收集的返校校友信息通报给各学院（校友总会办公室）；
4、学校联系商洽了20余家周边各类档次酒店，以优惠价格供返校校友和各学院选择（详细酒店信息见附件）。
6、校庆期间，返校校友均可持一卡通在学校东、西、南、北校区任一食堂就餐；
接待方案
1、展会策划：各类展览会、交易会、博览会的策划、组织及运作。
2、承办各型企事业机构的专题会议、年会、礼仪、开业庆典、酒会、展示会等。
3、承办在华的国际会议，包括行业、专业或专家会议等。
4、组织出国参加各类会议、预约会见、参观、访问等活动。
5、承办各公司（厂矿）业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会等。
6、承办各种类型商务考察会议。
7、培训类会议计划实施。
8、承办按照客户自订策划方案举办的会议活动。
1、会务服务：协助主办单位选取会议场所，为代表带给礼仪、公关、文秘服务，会议协调管理工作。
2、展览展示：展台搭建、会场布置、展具租赁、视频音响设备租赁等。
3、会议接待：为参会代表带给接送站服务、会议代表签到服务。
4、酒店预定：以优惠价格带给国内酒店预定服务，代订各地优惠客房。
5、用餐安排：以特惠价格安排特色的餐饮服务，优价代购当地土特产。
6、票务服务：为参会代表带给各地返乘飞机票、火车票、船票预订服务；会务展品的托运代办，会议代表考察旅游结束地的善后服务。
7、娱乐安排：为代表安排富有当地特色的娱乐、活动项目。
8、会后参观、访问、旅游、考察等后勤服务。
接待方案
5.vip宾客意见的跟进及反馈。
一、vip客人抵达前的准备工作。
1.营销部。
1）主动向接待单位了解vip有关资料、此次行程计划、活动具体安排、入主本酒店的要求、并将详细情况整理成文，上报酒店高层管理者。
2）制定详细接待计划，下发vip接待计划书至房务部、餐饮部、行政办公室、安全部等及其它相关部门，明确各部门接待内容与职责，做好接待的联络、协调工作。
3）负责核查所有第二天将入住的vip客人到达的具体班次和到店时间；
二、vip客人抵达时的迎接。
1.大堂副理根据vip接待规格要求，在客人抵达前20分钟通知有关主持接待人员前来大厅等候，并告知主持接待人员客人具体抵达时间。
2.若vip客人由饭店派专车迎接，酒店代表在接到客人后应立即通知大堂副理客人抵店的时间。
3.大堂副理须保证门口车道畅通无阻，大厅门童、行李员根据接待规格的要求都已经准备好、待命。
4.所有主持接待人员在客人到达前10分钟都必须到达大厅准备欢迎。
三、vip客人入住期间。
1.根据不同vip等级，管家部经理/大堂副理/营销部经理须每天在合适的时间，给住店的vip客人拨打礼仪性电话，以表示酒店对vip客人的特别关注，但打扰客人的时间不宜过长。通话内容应包括：
——询问客人对房间舒适卫生等的满意程度。
——询问客人对酒店各营业部门服务项目和服务质量的意见。
——询问客人是否在住店期间收到员工的特别关注。
——询问客人对酒店整体有何意见或建议。
——询问客人有何特别要求。
——询问客人具体离店时间、是否需要安排车辆等。
接待方案
1、与会议主办方洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。
4、与会议主办方确认会议接待方案。
5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。
6、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)。
1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。
2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料，来客接待。
3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间，确认vip用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的`吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
9、确认特殊客人(如伟大的领导少数民族代表、vip、残障代表及家属等)的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。
4、欢送代表工作。
1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。
2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。
3、会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法:圆桌型，如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。因为为尊者享有优先知情权。教室型，这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。
一是会前检查。这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
二是提前进入接待岗位。接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
1、签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。
3、接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。
1、所有员工统一外着公司西服套装工作服，男士内穿蓝色衬衣工作服，女士内穿白色衬衣工作服，服装应完好、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。佩戴工号牌。
2、接待时注意力集中，展现良好的精神状态，无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正，抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力，步幅适当，节奏适宜。
3、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等，实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时，要神态专注，表情自然，表达得体，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃动和抓耳挠腮。
4、会议进行中的服务尽量要做到稳重、大方。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。
5、服务会议应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。
6、要做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。
会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
1、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。
2、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。
3、清理会议文件回收有关文件资料，整理会议纪要，会议总结。
接待方案会议接待方案
确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：
一、会议主题：
待定。
二、会议时间：
20__年_月_日至20__年_月_日。
三、会议地点：
___酒店。
四、环境布置。
(一)会场外区域布置。
酒店外围环境：灯杆棋画面、led屏宣传、灯箱画面、空飘。
(二)会场内主要区域布置。
1、机场、火车站相关资料横幅、接机牌及鲜花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。
五、会议资料。
第一板块会议。
(一)会议时间：20__年_月_日、_日、_日。
(二)会议地点：待定(200人会议厅)。
(三)会议资料：待定。
(四)会议布置：1)课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放。
2)会议鲜花：讲台花、胸花、桌花。
3)会议用品：白纸、签字笔、茶杯、纸巾。
4)会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面(_日、_日)无线麦若干、背景音乐、_展架。
(五)会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。
地点：凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯代替椅子)。
能够给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，能够对号入座。
第二板块晚宴。
(一)晚宴时间：20__年_月_日晚(具体时间待定)。
(二)晚宴地点：餐厅待定。
(三)晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式。
(四)晚宴布置：室外：空飘(8个)(空飘资料：)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。
室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
餐桌布置：餐桌桌花、台签(晚宴安排资料介绍)。
(一)工作资料。
1、会议流程策划;。
3、机场、火车站等埠供给窗口接送机服务;。
4、会议前期报名的接待、物品分发等;。
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;。
7、供给会议期间车辆的调配、服务工作;。
8、供给机(车)票的订购服务工作;。
9、供给专业接待人员服务工作;。
10、根据需要，供给其他公务活动服务工作;。
11、供给物流、土特产品代购等其他服务工作;。
(二)组织机构及职责。
1、综合协调组工作职责：
(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;。
(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;。
(3)负责与组委会内部的全应对接工作;。
(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;。
(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;。
(6)负责接待服务手册的编制工作;2、接待服务组。
工作职责：
(1)负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。
(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;。
(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)。
(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;。
3、服务保障组。
工作职责：
(1)负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(ppt)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。
(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第四板块会后考察。
一、会后考察：
1、如果会议结束后，该会组委会有安排会议考察，请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。
2、如果会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。(费用自理)。
二、当地游览服务(20人或以上车)(淡季报价)。
以上报价包含门票、车费、导游服务费及三酒店住宿一晚30元标准正餐三次，20元标准早餐一次。
二、其他服务：
如果您还有其他服务需要帮忙，我们将为您供给更好的服务。1、专业礼仪接待：按照规格供给专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。2、可供给代订餐饮3、订票服务：将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随送机人员前往机场。接送机收费标准。
备注：会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排。
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接待方案会议接待方案
2、举止风度：
站姿：男士身体直立，抬头挺胸，两膝并严，脚跟靠紧，脚掌呈v字，双手放至裤缝处;女士抬头挺胸，双目平视，表情自然，腹部平收，手臂自然下垂，中指微贴裤缝。坐姿：上体挺直，双目平视，表情自然，两手分别放在双膝上，只坐椅面2/3。男士双腿分开，不超肩宽;女士双腿自然弯曲并拢，两脚平放。
3、表情：眼神自然、柔和、亲切;始终要面带微笑。
4、着装男式着藏蓝色或灰色的西装套装，白色衬衫，深色袜子，黑色皮鞋，要打领带;女士穿单一色彩的西服套裙，内穿白色衬衫，脚穿肉色长筒丝袜和黑色高跟皮鞋。
5、交谈礼仪：声音轻柔，音调柔和，手势得体，端庄礼貌，注意聆听，学会赞美，幽默。
6、了解各国、各宗教的禁忌。
二、各活动的礼仪。
1、迎送礼仪(包括乘车礼仪)。
a、准确掌握抵达及离开的时间及地点，安排相应身份的人员前往迎送;b、了解正确的称呼(姓名+职务)。并将我方迎接人员按职位高低介绍给与会客方。c、在迎送过程中，迎候人员始终面带微笑，以表示欢迎之意;d、在为外宾送行时，临上飞机之前，按顺序同外宾一一握手告别，飞机在视野中消失方可离去;e、(陪车礼仪)请外宾从右侧车门上车，坐于后排座位右侧，接待人从左侧车门上车，译员坐在司机旁边。代表团9人以上乘大轿车时，低位者先上车，下车顺序相反;f、迎接人员陪来宾一同前往下榻处。通知宾馆在食宿方面对一些有宗教和民族禁忌的代表予以特殊安排。并把准备好的有关材料，如会议日程和议程、会议其他有关文件、代表证等交给会议代表(可以放在一个会议皮包里)。对于在会议上安排发言的代表,事先明确的通知。并奉上欢迎晚宴的宴会邀请函。
2、会议。
预备会：事先预约一间会议室，通知各代表团秘书长和联络员预备会的时间、地点。会议室布置应与主会场大致相同，准备好会议议程、日程等资料的复印与发放。
主题演讲：代表演讲时，要确保话筒的音效，礼貌引导演讲者上讲台发表演讲。
签约：在会场里摆一张铺墨绿色的台呢的长桌，桌上放置文具文稿，并摆一张椅子。桌后树起与会国的国旗，由主持人宣布代表团团长，按国家首字母顺序，轮流上去签名。这是一个严肃庄重的场合，要请新闻媒介对此进行报道。
开闭幕式及交接：安排sy市领导致开幕、闭幕词，与会主宾致欢迎词，会议代表发言，有关负责人致总结性陈词，下届会议的主办国代表发言等。
a、熟悉中餐餐具及餐具的用法，如筷子、勺、餐巾等。
斟酒、敬酒礼仪。
敬酒：先由每一桌主人向大家敬酒，大家应站起来，可以举杯示意，不必碰杯，再象征性喝一口。然后可以由其他人敬酒。敬酒者应把自己的酒喝干，但不能勉强对方。可适当加之简短的祝福。在主人主宾敬酒时，应停止用餐、停止交流。
工作餐(早餐会)礼仪(事先定好餐厅，再电话或口头邀请)。
提前10分钟抵达用餐地点，迎接各代表团长的到来。座位往往不分主次，可自由就餐就坐。餐点不必过于丰盛，但要主动回避对方的饮食禁忌。最好采取“分餐式”的就餐方式。另外为不耽误工作，工作餐上的饮料应将烈性酒除外。
三、其他活动的礼仪。
1、剪彩。
a、用具准备。长约3米的细窄红色绸带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。
b、会场准备。剪彩仪式会场设在图书馆门口。会表上可写“警民共建图书馆开馆典礼。”
c、确定剪彩人员。各国和国内各单位的较高一级长官。按照国家首字母顺序排列站齐。
d、挑选礼仪小姐。要求仪态文雅、大方庄重.着中式礼服——红色旗袍，穿高跟鞋，配长筒丝袜，化淡妆，并以盘起发髻的发型为佳。
e、进行必要的分工和演练。馈赠嘉宾的纪念性小礼品等，也应做好准备。
2、植树事先准备好计划方案，包括植树的场地、时间、地点、参与的人员，交通工具以及植树的工具如树苗数量，铁铲，水桶等都要做好安排，另外安排好警力维持安全。对于行车路线、路况、车况以及此次活动的采访摄影等都要考虑周全。
3、游览。
当参观游览项目确定后，制定详细活动计划和日程，包括参观路线、交通工具等，并及时通知有关接待人员和单位，安排好警力维持安全。在出发前，要及时检查车况，分析行车路线，预先安排好用餐。路远的还要预先安排好中途休息室，要把出发、集合和用餐的时间、地点及时通知客人和全体工作人员。并挑选相应身份的精干人员陪同并解说。
接待方案
湘府銘洲保健集团旗下的湘府銘洲现代农业科技发展有限公司，公司是以生态农业开发、高科技农业种植及示范、农产品加工及销售、中医养生科普、生态农业文化展示、生态度假农庄，生态文化旅游为主要业务的综合性开发企业。
20xx年3月22日。
1、接待地点：御邦国际。
2、会议地点：御邦国际701会议室。
1.总负责：公司行政部。
2.跨部门接待小组：相关领导，行政组，策划宣传组。
用车费用：其它：总预算：
1、制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间。
2、就餐安排，提前预定3、迎接车辆安排。
4、迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）。
5、相关会议材料准备。
6、相关接待人员，负责相关接待工作。
1、会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎词和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观。
2、会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
3、会前检查。提前检查音像、文件、会议材料、锦旗等齐全性。
4、就餐安排。提前统计就餐人数，进行预定。
1、欢迎词。
2、会场整理及布置。
1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序。
2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净。
3）调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。
3、领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。
会议结束，用车在会议结束前妥善安排。引导与会人员至就餐地点就餐，就餐后，由接待人员负责将领导嘉宾送回。十一、附件：
商务洽谈活动会议安排：
时间：3月22日下午15:00——17:30地点：内容：主题：主持人：参会人员：
商务签约仪式。
一、签约时间：
二、签约地点：
三、参会人员：
四、会议签约事宜：
1、主持人宣布签约仪式开始，介绍主要来宾和领导。
2、总经理介绍签约项目情况3、正式进行签约。
4、签约仪式结束后，各参加人员举杯庆贺。
5、摄影人员给参会人员集体拍照留影。
6、各个公司总裁致辞。
7、主持人宣布签约仪式结束，参会人员退场。
接待方案
1.分类和区别参加校庆活动的来宾和校友，引导到相应的签到席，动员签名。
2.接受来宾赠送的礼品、礼金，登记、开票。
3.收集、记录贵宾的中餐用餐信息。
4.分发校庆资料和礼品、餐券等。
5.引导来宾到各休息室，泡茶。
6.引导来宾到主席台和相应座位就坐。
7.对提前到达的贵宾安排7日晚餐和住宿。
要求各工作人员按时到位，做到笑脸相迎、主动问候（询）,服装相对统一。
二．人员分工与时间要求。
1.大门口：
迎宾学生8名（工作时间上午8:00－10:10，10:40－11:10）。
2.小车下车（第一食堂前空地）位置：
接待员（区分来宾），教师6名：沈晶徐莉亚楼正寿黄望列何静王雪香等。
引导员学生6名。负责人：何静。
3.签到处：分为3个签到席。
贵宾签到处：纪苏梅、陈冰寒。
校友签到处：蒋巧玲、胡凌赵菁付丽丽。
离退休教师签到处：王耀辉。
负责人：周曼坚。
4.资料发放处：邵玲岳佳皮维盛倩肖蜜沈春佳礼品发放：金霞吕林枝。
负责人：陈怡宏。
5.单位及个人捐赠登记处：接收、开票人员3名：徐玉芳饶建敏鲍峰英.王奇睿。
陈沔周晓君负责人：陈秀莲。
（以上工作时间上午8:00－10:00，每组留一人到10:30）。
6.休息室：到休息室引导员，学生18名。各休息室服务员兼庆祝大会座位引导员，学生12名。
教师：郑玲芬张玉萍潘丽华（时间8:00－10:00）负责人：郑玲芬。
7.8日来宾用中餐：用餐人数统计、车辆接送安排：周曼坚；接送司机：施献华等；
8.7日下午提前到达的贵宾接待：望江饭店接待登记：沈晶徐莉亚晚餐安排人员：陈怡宏（工作时间下午1:30－22:00）。
三．需要配合的其他工作。
1.签到处准备。
签到用双人桌8张，发放资料（礼品）桌5张，开票桌3张，椅子16张，凳子5张，帐篷16顶，台布20米，领导签字簿2本。
2.休息室准备。
政府官员休息室：地点：风雨操场旁教室1个，接待省、市政府、部门领导，30座位，备好软椅和茶几（或小方桌、台布），瓷杯、茶叶、开水。盆景、欢迎标语、题词簿。搞好环境卫生。
单位领导（曾经工作过领导、记者）休息室：地点：风雨操场旁教室2个，100座位，准备学生椅，学生桌、台布，纸杯、茶叶、开水。
校友休息室：地点：风雨操场，200座位，学生椅，瓶装矿泉水。
离退休教师休息室：地点：风雨操场内乒乓室，60座位，学生椅，学生桌、纸杯、茶叶、开水。
司机随员休息室：地点：101阶梯教室，纸杯、茶叶、大桶纯净水（电加热）2台。
3.物品准备：贵宾（官员、单位领导、重要校友）佩戴的鲜花，学生接待员服装、欢迎缎带，工作餐券等。
4.校园安全及车辆停放：校园安全、来宾及校友汽车有保卫科统一安排落实，负责人：姚锡勇。教职工汽车一律停在校门口马路两侧。